Thuiswerktips!

Ik merk dat thuiswerken enorm speelt bij jullie. Heel logisch nu!
Jullie herkennen je in Anna. Of juist helemaal niet, omdat je tegen hele andere dingen aanloopt nu je noodgedwongen alle dagen vanuit huis werkt.
 
Nina bijvoorbeeld, geeft aan dat ze in thuisisolatie zit vanwege lichte verkoudheidsverschijnselen (of corona? We weten het niet) en met thuiswerken merkt dat ze haar motivatie uit haar tenen moet trekken. Ze had niet door hoeveel energie ze haalde uit het directe contact met haar collega’s. En dat mist ze nu. Hoe blijft ze gemotiveerd?
 
En Nicole, zij vindt het ontzettend lastig om te bepalen waar ze prioriteit aan moet geven in haar werk. Sommige dingen waar ze mee bezig was voor de coronomaatregelen lijken zo nutteloos nu. Terwijl ze een week geleden nog superbelangrijk waren. Nu heeft ze beperkt tijd voor het werk. Wat gaat ze oppakken en wat laat ze liggen?
 
En Thijs dan. Hij vindt het wel chill, vanuit huis werken. Gezellig met de kids samen aan het werk aan de keukentafel. Alleen vindt hij het lastig te bepalen waar hij ja en waar hij nee tegen moet zeggen. Ook afleiding speelt hem parten. Tijdens ons gesprek gaat de telefoon een paar keer en de bliepjes van de groepsapp met zijn collega’s blijven maar binnenkomen. Afleiding en switchen met aandacht is aan de orde van de dag. En dat merkt hij in zijn productie. Veel werk komt maar niet af.
 
Of Mireille. Zij is de hele dag druk met bellen met haar teamleden. Ze wil er zijn voor haar team en spreekt iedereen vooral persoonlijk via de telefoon of per mail. Ze heeft het gevoel dat ze vooral reactief werkt en eigenlijk geen moment heeft om even goed na te denken wat nu echt nodig is.

Voor jullie allemaal heb ik een aantal belangrijke thuiswerktips.

Zodat je -juist nu- gezond je werk kunt doen.

1. Begin allereerst met lief zijn voor jezelf.

Deze situatie is buitengewoon en vraagt veel van jullie aanpassingsvermogen. Jullie zetten allemaal enorme stappen met de omslag naar thuiswerken. Niet even een dagje -zoals je normaal misschien wel doet- maar élke dag. In omstandigheden die niet ideaal zijn. (Ik heb al gesprekken gevoerd met mensen die vanaf de kamer van hun kinderen werken, omdat dat gewoonweg de enige plek is waar je even in afzondering kunt bellen). Wees mild voor jezelf als het even niet gaat zoals je wilt. Als je minder tijd of focus of energie kunt vinden dan je zou willen. Als je tegen technisch gedoe aanloopt. Als je vaker belt met een vriendin of collega en het over heel andere dingen hebt dan het werk. Gun jezelf de tijd om te wennen aan deze situatie en je weg daarin te vinden. Daar heb je je kritische stem helemaal niet bij nodig. Ook jij mag wennen aan deze bizarre wereld. 

2. Accepteer dat je niet hetzelfde werk verzet krijgt als wat je normaal vanuit kantoor gedaan krijgt.

Het werkt nu anders. Zelfs al heb je geen kinderen die je moet helpen met thuisonderwijs en zit je helemaal alleen thuis. Je krijgt minder gedaan. Je hebt minder effectieve uren beschikbaar, letterlijk. Je laadt minder goed op, je hebt minder energie en inspiratie. En dat is logisch. Besef dat een gemiddelde werknemer op kantoor ook niet 8 uur productief is, want je moet naar de WC, ff kletsen met collega’s, wat uitzoekwerk of even koffiedrinken met je teamgenoten. Het hoort ook bij je werkdag. Gemiddeld is een kantoorwerknemer 5,9 uur effectief, van de 8 uur die je dus op kantoor bent. Nu je vanuit huis werkt ligt dat getal nog weer anders, en is bovendien sterk afhankelijk van je thuisomstandigheden. Verzet je er niet tegen maar accepteer dat de realiteit nu echt even anders is. 

3. Zorg dat wanneer je werkt, je zo effectief mogelijk kunt werken.

Effectief werken is iets anders dan efficiënt werken. Bij efficiënt werken denk ik altijd aan nog meer werk in je uren proppen. Dat jaagt je stresssysteem verder op en dat heeft uiteindelijk een negatief effect op de kwaliteit van je werk. Niet per se handig dus. Leer in plaats daarvan hoe je effectief kunt werken. Dat is alle aandacht en focus geven aan die paar dingen die echt belangrijk zijn nu. Weet je niet welke dingen dat zijn? Ga dan in overleg met je leidinggevende. Bespreek welke taken op je bordje liggen en zoek samen uit wat nu het belangrijkst is om te doen. En dan… naar tip 4. 

4. Hoe geef je nou alle aandacht en focus aan die dingen die echt belangrijk zijn?

Dat leer ik mensen in mijn trainingen en coachprogramma’s en hangt natuurlijk af van je persoonlijke situatie. Wat je nu al wel kunt doen: 

• De 1 voor 1 regel: Wisselingen in je aandacht kosten heel veel energie en vragen ontzettend veel van je brein. Doe alle dingen die je doet daarom 1 voor 1. Stop dus met multi-tasken en heb op elk moment alle aandacht voor waar je mee bezig bent. Doe dus ook niet iets anders tussendoor. Ben je een stuk aan het schrijven? Zet dan je mail en telefoon op stil. Ben je aan het online vergaderen? Zet ook dan je mail en telefoon uit. Doe elk ding wat je doet met al je aandacht.

• Doe liever 1 of 2 dingen met volle aandacht, dan de hele dag alles half. Het is bijna als vloeken in de kerk op dit moment, ik weet het. De neiging om meerdere dingen door elkaar te doen is groot, vooral als je gezin nu ook thuis is. Kies dan toch liever voor een paar momenten dat je ongestoord je werk kunt doen, dan de hele dag alles tegelijk te doen. Je raakt anders binnen no-time uitgeput, en daar help je helemaal niemand mee.

• Kijk naar je eigen situatie en plan je werkmomenten slim in. Werk je vooral ‘s avonds als de kinderen in bed liggen ongestoord? Doe dat dan, en wees er overdag helemaal voor je gezin en zorgtaken. Werk je ’s morgens juist lekker? Plan je ochtenden dan voor je werk, en gun jezelf in de middag ook wat ruimte om andere dingen te doen. Zodat je overeind blijft. En genoeg energie hebt om je werk te kunnen blijven doen.  

• Ga slim om met je mail en groepsapp. Mail neemt een steeds belangrijkere rol in, nu bijna iedereen vanuit huis werkt. Het is immers de snelste manier om met elkaar te communiceren en inhoudelijke zaken te delen over jullie werk. Als je niet uitkijkt werk je vooral reactief via je mailprogramma en blijf je de hele dag zoeken naar voor jou relevante informatie in de groepsapp. Wil je effectiever werken, dan open je je mail liever op vaste tijden. Werk er dan een uurtje in en sluit het programma dan ook weer af. Doe dat 2x per dag, en je zult merken dat je productiviteit met sprongen vooruitgaat. Hetzelfde geldt voor de groepsapp. Zet de meldingen uit op je telefoon. Zo word je niet de hele dag gestoord, maar kies je zelf een of twee momenten per dag waarop je de berichten bekijkt. Dat helpt je enorm met je focus en aandacht gedurende de rest van je werktijd. Zo krijg je meer gedaan met minder moeite. 

5. Hou contact met je teamgenoten.

Heb bijvoorbeeld een weekstart per video met je teamgenoten. Zo zie je elkaar en voel je je nog steeds onderdeel van een team. Dat helpt enorm bij het gevoel van samenwerken en je samen sterk maken voor de klus die geklaard moet worden.  Bespreek eventueel ook in dit overleg je maatregelen om effectief te kunnen werken. Bijvoorbeeld dat je twee keer per dag je mails bekijkt. Dan weten je collega’s hoe je werkt en wie weet inspireert het hen ook in het effectiever kunnen zijn. En neem ook elke dag gerust wat tijd om met je naaste collega te bellen zodat je stoom kunt afblazen. Deze tijd is bijzonder en dat roept van alles op bij jou en bij ons allemaal. Neem daar ook ruimte voor. Je blijft immers een mens! 

Ondertussen: 
Blijf gezond en pas goed op jezelf!
 
Liefs,
Marijke

PS. Binnenkort start mijn online minitraining Eerste Hulp bij Stress en werkdrukte. 

Het is een mini-training van 5 korte video’s voor supersnelle stressreductie. Juist nu zoooo belangrijk! Wil je meer weten? Kijk dan op: https://flinkbc.nl/eerste-hulp-bij-stress-juist-nu/.